СИСТЕМА ОБЛІКУ ПУБЛІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у володінні апарату райдержадміністрації підлягають обов’язковій реєстрації у спеціальній системі обліку. В апараті райдержадміністрації функціонує система автоматизації діловодства та документообігу, яка дозволяє виконувати такі функції:
обробку та облік вхідної кореспонденції
обробку та облік вихідної кореспонденції
обробку та облік розпоряджень голови райдержадміністрації з основної діяльності та з особового складу
контроль виконання документів, розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації
пошук документа за основними його реквізитами та ключовим словом у короткому змісті документа
Всі документи в апараті райдержадміністрації формуються протягом року в хронологічному порядку у діловодні справи за зведеною номенклатурою справ. Зведена номенклатура справ складається з урахуванням структури апарату райдержадміністрації та погоджується в установленому порядку з Державним архівом Полтавської області. Більша частка документів зберігається у загальному відділі апарату райдержадміністрації.
В апараті райдержадміністрації визначено спеціальне місце для організації доступу запитувачів до системи обліку інформації. Для цього необхідно звернутися до відповідальних працівників загального відділу апарату райдержадміністрації (кабінет 38, телефон (5355) 5-22-31).
За змістом інформація, якою володіє апарат райдержадміністрації, поділяється на такі види:
правова інформація (інформація, яка міститься у законах України, указах Президента України, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України, наказах міністерств та інших відомств України)
інформація про фізичну особу (інформація про працівників розпорядника інформації та керівного складу структурних підрозділів райдержадміністрації)
інформація з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна та службова)
інші види інформації (інформація, яка міститься в розпорядчих актах, дорученнях, протоколах, листах, інформаціях надісланих до центральних органів влади, місцевих органів влади, інших суб’єктів і отримана від них та внутрішніх документах, створених в процесі діяльності розпорядника інформації).